- Freiberufler und die meisten kleinen Gewerbetreibenden machen eine Einnahmenüberschussrechnung. Bilanz wird erst ab bestimmten Grenzen oder als eingetragener Kaufmann Pflicht.
- Die drei Wege: selbst mit Software, komplett im Steuerbüro oder ein Mischmodell. Für viele kleine Betriebe ist das Mischmodell der beste Kompromiss.
- Belege müssen nach GoBD vollständig, zeitnah und unveränderbar erfasst werden. Rechnungen und Buchungsbelege acht Jahre aufbewahren.
- Mit einer festen Monatsroutine bleibt nichts liegen, und die Umsatzsteuer-Voranmeldung wird nicht zum Stress.
Inhalt dieses Ratgebers
- EÜR oder Bilanz: was brauchst du?
- Was umfasst Buchhaltung eigentlich?
- Drei Wege im Vergleich
- Welcher Weg passt zu welchem Betrieb?
- GoBD und digitale Belege
- In welchem Rhythmus kommt die Umsatzsteuer-Voranmeldung?
- Das Mischmodell: Belege selbst, Abschluss im Steuerbüro
- Monatsroutine: die Checkliste
- Häufige Fragen
Buchhaltung klingt nach Aktenordnern und Abenden am Schreibtisch. Muss sie nicht sein. Wer weiß, welche Pflichten gelten, und einen passenden Weg wählt, hat die Sache mit wenigen Stunden im Monat im Griff.
EÜR oder Bilanz: was brauchst du?
Die meisten kleinen Betriebe machen eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) nach § 4 Abs. 3 EStG. Dabei zählst du Einnahmen und Ausgaben, wenn das Geld fließt. Der Unterschied ist dein Gewinn.
| Wer | Was gilt |
|---|---|
| Freiberufler (z. B. Designer, Texter, Physiotherapeuten mit eigener Praxis) | Immer EÜR, egal wie hoch Umsatz oder Gewinn sind |
| Gewerbetreibende ohne Handelsregistereintrag (z. B. Salon, Café, Reinigung) | EÜR, bis Umsatz über 800.000 € oder Gewinn über 80.000 € liegt (§ 141 AO), dann nach Aufforderung durch das Finanzamt Bilanz |
| Eingetragene Kaufleute (e. K.) | Grundsätzlich Bilanz nach HGB, Befreiung nach § 241a HGB bei denselben Grenzen |
| GmbH, UG | Immer Bilanz |
Ob deine Tätigkeit freiberuflich oder gewerblich ist, ist nicht immer eindeutig. Im Zweifel kläre das mit deiner Steuerberatung.
Was umfasst Buchhaltung eigentlich?
- Belege sammeln: Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Quittungen, Kassenberichte, Kontoauszüge.
- Buchen: jeden Beleg einer Kategorie zuordnen und mit der Zahlung auf dem Konto abgleichen.
- Offene Posten: prüfen, wer noch zahlen muss und welche Rechnungen du noch bezahlen musst.
- Umsatzsteuer-Voranmeldung: monatlich oder vierteljährlich an das Finanzamt.
- Lohn: wenn du Personal hast, Lohnabrechnung und Meldungen.
- Jahresabschluss: EÜR oder Bilanz und die Steuererklärungen.
Drei Wege im Vergleich
| Selbst mit Software | Mischmodell | Alles im Steuerbüro | |
|---|---|---|---|
| Dein Zeitaufwand | Hoch, laufend | Mittel, vor allem Belege | Gering, nur Belege liefern |
| Überblick über Zahlen | Tagesaktuell | Tagesaktuell | Oft mit Verzögerung |
| Kontrolle | Voll, aber Fehlerrisiko bei dir | Hoch, Profi prüft | Beim Steuerbüro |
| Kostenstruktur | Softwareabo | Softwareabo plus geringeres Honorar | Honorar für Buchhaltung und Abschluss |
| Fachwissen nötig | Mittel bis hoch | Gering bis mittel | Gering |
Programme wie Lexware Office (früher Lexoffice) oder sevDesk importieren Kontoumsätze, lesen Belege aus und bereiten die Voranmeldung vor. Preise und Funktionen ändern sich regelmäßig, prüfe sie direkt beim Anbieter.
Welcher Weg passt zu welchem Betrieb?
Salon mit Kasse
Täglich viele kleine Umsätze, eine elektronische Kasse mit TSE, dazu Wareneinkauf und vielleicht Angestellte. Die Kassendaten müssen sauber in die Buchhaltung. Hier lohnt sich meist das Mischmodell: Du sorgst für vollständige Kassenabschlüsse und Belege, das Steuerbüro übernimmt Lohn und Abschluss. Mehr zur Kasse im Artikel Kassenführung im Salon.
Gastronomie mit Personal
Zwei Steuersätze, viele Lieferantenrechnungen, Minijobs, Aushilfen und Arbeitszeitaufzeichnungen. Die Lohnabrechnung allein ist schon Fachwissen. Hier ist das Steuerbüro für Lohn und Abschluss fast immer sinnvoll. Die Belegorganisation bleibt trotzdem bei dir, siehe Gastro-Büro organisieren.
Freelancer allein
Wenige Ausgangsrechnungen, überschaubare Ausgaben, kein Personal, EÜR. Das schaffen viele gut selbst mit Software. Für die Steuererklärung oder bei Unsicherheit kannst du trotzdem punktuell Beratung holen.
GoBD und digitale Belege
Die GoBD sind die Regeln der Finanzverwaltung für ordnungsgemäße Buchführung mit dem Computer. Die wichtigsten Punkte in einfachen Worten:
- Vollständig: jeder Geschäftsvorfall hat einen Beleg.
- Zeitnah: Belege nicht monatelang liegen lassen.
- Unveränderbar: Änderungen müssen nachvollziehbar bleiben.
- Im Original: digitale Rechnungen, etwa PDF oder E-Rechnung, digital aufbewahren. Ein Ausdruck reicht nicht.
- Verfahrensdokumentation: kurz beschreiben, wie Belege bei dir ankommen, erfasst und abgelegt werden.
Papierbelege darfst du scannen und digital aufbewahren, wenn das Verfahren geordnet und dokumentiert ist. Die Aufbewahrungsfristen findest du in § 147 AO. Wie sich die E-Rechnung auf die Ablage auswirkt, liest du im eigenen Artikel.
In welchem Rhythmus kommt die Umsatzsteuer-Voranmeldung?
| Umsatzsteuer im Vorjahr | Rhythmus |
|---|---|
| bis 2.000 € | Befreiung möglich, nur Jahreserklärung |
| bis 9.000 € | vierteljährlich |
| über 9.000 € | monatlich |
Die Voranmeldung geht elektronisch über ELSTER oder deine Software an das Finanzamt, fällig bis zum 10. des Folgemonats. Mit einer Dauerfristverlängerung bekommst du einen Monat mehr Zeit. Bei monatlicher Abgabe verlangt das Finanzamt dafür eine Sondervorauszahlung.
Das Mischmodell: Belege selbst, Abschluss im Steuerbüro
Für viele kleine Betriebe ist das der beste Kompromiss. Du erfasst Belege laufend in einer Software, die das Steuerbüro auch nutzen oder importieren kann. Das Steuerbüro prüft, bucht nach, macht Lohn, Voranmeldung und Jahresabschluss.
Der Vorteil: Du siehst deine Zahlen jederzeit, und das Steuerbüro muss keine Schuhkartons sortieren. Das spart meist Honorar. Sprich vorher ab, wer welche Aufgabe übernimmt und bis wann die Belege eines Monats vollständig sein müssen.
Gut zu wissenViele Steuerbüros arbeiten mit DATEV. Frag vor der Softwarewahl, welche Programme dein Steuerbüro anbinden kann.
Monatsroutine: die Checkliste
- Alle Ausgangsrechnungen des Monats geschrieben und versendet
- Eingangsrechnungen aus Post, E-Mail und Kundenportalen gesammelt
- Kontoumsätze mit Belegen abgeglichen, fehlende Belege nachgefordert
- Kassenberichte oder Tagesabschlüsse vollständig
- Offene Rechnungen geprüft, Zahlungserinnerungen verschickt
- Arbeitszeiten und Lohndaten an das Steuerbüro übergeben
- Umsatzsteuer-Voranmeldung abgegeben oder vom Steuerbüro bestätigt
- Rücklage für Steuern auf ein separates Konto überwiesen
Häufige Fragen
Muss ich als Kleinunternehmer überhaupt Buchhaltung machen?
Ja. Auch als Kleinunternehmer nach § 19 UStG musst du Einnahmen und Ausgaben aufzeichnen und eine Einnahmenüberschussrechnung abgeben. Die Umsatzsteuer-Voranmeldung fällt in der Regel weg, weil du keine Umsatzsteuer berechnest.
Reicht eine Excel-Tabelle?
Für sehr kleine Betriebe kann sie reichen, wenn die GoBD eingehalten werden. Das ist mit einer Tabelle schwierig, weil sich Einträge jederzeit unbemerkt ändern lassen. Eine Buchhaltungssoftware protokolliert Änderungen und ist deshalb meist die sicherere Wahl.
Was kostet ein Steuerbüro?
Steuerberater rechnen nach der Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV) ab oder vereinbaren eine Pauschale. Die Höhe hängt von Belegmenge, Umsatz und Leistungsumfang ab. Lass dir vorab ein Angebot für deinen konkreten Umfang geben.
Wie lange muss ich Belege aufbewahren?
Rechnungen und Buchungsbelege seit 2025 acht Jahre, Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre, Geschäftsbriefe sechs Jahre. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist.
Kann ich jederzeit vom einen zum anderen Weg wechseln?
Ja, am besten zum Jahreswechsel oder zum Quartalsbeginn. Kläre vorher, in welchem Format deine Daten übergeben werden können. Viele Programme bieten einen Export im DATEV-Format an, den Steuerbüros verarbeiten.
Stand: 28.09.2026. Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Für verbindliche Auskünfte im Einzelfall wende dich an deine Steuerberatung, Kammer oder einen Anwalt.
