E-Rechnung für Selbstständige: was 2025 bis 2028 gilt

Viele Selbstständige haben von der E-Rechnung gehört, wissen aber nicht, ob sie betroffen sind. Die gute Nachricht: Für viele Betriebe mit Privatkunden ändert sich beim Versand wenig. Die schlechte: Empfangen muss jeder Betrieb E-Rechnungen können, und wer an Firmen verkauft, muss bis spätestens 2028 umstellen. Grundlage ist das Wachstumschancengesetz, das § 14 UStG geändert hat.

Welche Fristen gelten wann?

Die Umstellung läuft in drei Stufen. Entscheidend ist dein Umsatz im Vorjahr.

Die meisten kleinen Betriebe liegen unter 800.000 € Umsatz. Für sie ist also der 1.1.2028 das wichtige Datum. Wer größer ist, muss schon 2027 E-Rechnungen verschicken.

Was zählt als E-Rechnung und was nicht?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine Software automatisch auslesen kann. Sie muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen.

AchtungEin PDF ist keine E-Rechnung, auch wenn es per E-Mail kommt. Ein PDF gilt rechtlich als sonstige Rechnung. Das Gleiche gilt für eingescannte Papierrechnungen oder ein Foto der Rechnung.

Zwei Formate sind in Deutschland verbreitet:

• XRechnung: eine reine XML-Datei. Ohne passendes Programm siehst du nur Code.
• ZUGFeRD ab Version 2.0.1: ein PDF mit eingebetteter XML-Datei. Du kannst die Rechnung wie gewohnt lesen, die Software liest die Daten. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL reichen nicht, es muss mindestens das Profil EN 16931 sein.

Die Pflichtangaben bleiben dieselben wie bisher. Was auf jede Rechnung gehört, steht im Beitrag Rechnung schreiben als Selbstständiger.

Wer ist vom Versand ausgenommen?

Die Pflicht betrifft nur Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland. Keine E-Rechnung brauchst du in diesen Fällen:

• Rechnungen an Privatkunden (B2C), egal in welcher Höhe.
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto.
• Fahrausweise.
• Rechnungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG.

Das heißt: Ein Friseursalon, ein Kosmetikstudio, eine Physio-Praxis mit Selbstzahlern oder ein Café mit Laufkundschaft stellt fast nur Rechnungen an Privatleute aus. Beim Versand sind diese Betriebe kaum betroffen. Beim Empfang schon, denn Lieferanten und Dienstleister schicken ihre Rechnungen künftig als E-Rechnung.

Gut zu wissenAuch Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können. Die Ausnahme gilt nur für das Ausstellen.

Wie stark bist du betroffen? Beispiele je Branche

Agentur oder Freelancer mit Firmenkunden: stark betroffen

Wer Webseiten, Texte oder Beratung an Unternehmen verkauft, schreibt fast nur B2B-Rechnungen. Spätestens ab 2028 muss jede davon eine E-Rechnung sein. Wenn du nach Aufwand abrechnest, sollte dein Programm Stundenzettel direkt in die E-Rechnung übernehmen. Mehr dazu im Beitrag Angebote, Stundenzettel und Abrechnung nach Aufwand.

Reinigungsfirma mit Gewerbekunden: betroffen

Büros, Arztpraxen und Hausverwaltungen sind Unternehmen. Die monatliche Unterhaltsreinigung wird damit zur E-Rechnung. Reinigst du auch bei Privatleuten, darfst du dort weiter PDF schicken. Du brauchst also ein Programm, das beides kann.

Café oder Laden: vor allem beim Empfang

Deine Gäste bekommen weiter Kassenbelege. Aber Großhändler, Getränkelieferant und Energieversorger schicken E-Rechnungen. Die musst du lesen, prüfen und aufbewahren. Bewirtungsbelege für Geschäftsessen unter 250 € fallen als Kleinbetragsrechnung nicht unter die Pflicht.

Salon oder Praxis: gering, aber nicht null

Hier kommen E-Rechnungen vor allem von Lieferanten für Produkte, Geräte und Software. Stellst du einem Unternehmen etwas in Rechnung, etwa eine Firmenveranstaltung oder betriebliche Gesundheitsangebote, gilt die Pflicht auch für dich.

Wie richtest du den Empfang ein?

Für den Empfang reicht ein E-Mail-Postfach. Ein eigenes Portal ist nicht nötig. Sinnvoll ist trotzdem ein fester Ablauf:

1. Lege eine eigene Adresse an, zum Beispiel rechnungen@deinbetrieb.de, und gib sie allen Lieferanten.
2. Prüfe, ob dein Buchhaltungsprogramm XRechnung und ZUGFeRD einlesen und lesbar anzeigen kann. Viele gängige Programme können das.
3. Leite das Postfach automatisch an deine Buchhaltung oder dein Steuerbüro weiter, wenn es so vereinbart ist.
4. Kontrolliere jede Rechnung inhaltlich: Stimmt Menge, Preis, Leistungszeitraum?

Wie lange und wie musst du E-Rechnungen aufbewahren?

Rechnungen musst du seit 2025 acht Jahre aufbewahren. Bei der E-Rechnung gilt: Die XML-Datei ist das Original. Ein Ausdruck oder ein daraus erzeugtes PDF reicht nicht. Die Datei muss unverändert und jederzeit lesbar bleiben. Eine E-Mail mit Anhang im Postfach zu lassen ist auf Dauer riskant, weil Postfächer gelöscht oder umgezogen werden. Besser ist ein Archiv in deiner Buchhaltungssoftware. Welche Lösung zu den GoBD passt, klärst du am besten mit deinem Steuerbüro. Hintergründe zur Software-Wahl findest du im Beitrag Buchhaltung für Kleinbetriebe.

Dein Plan in fünf Schritten

1. Bestand aufnehmen: Wie viele deiner Rechnungen gehen an Unternehmen, wie viele an Privatkunden?
2. Umsatz prüfen: Liegst du über 800.000 €? Dann ist 2027 dein Stichtag, sonst 2028.
3. Empfang sichern: Rechnungsadresse einrichten, Programm testen, Ablage klären.
4. Versand vorbereiten: Rechnungsprogramm wählen, das XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt. Erste Testrechnung an einen Stammkunden schicken und Rückmeldung einholen.
5. Kunden informieren: Frage Firmenkunden nach ihrer Rechnungsadresse und nach Pflichtfeldern wie einer Bestellnummer.

Wer früh umstellt, hat mehr Ruhe. Die offiziellen Antworten des Bundesfinanzministeriums findest du in den FAQ zur E-Rechnung. Maßgeblich ist das BMF-Schreiben vom 15.10.2024 mit seiner Überarbeitung aus 2025. Für Sonderfälle in deinem Betrieb ist dein Steuerbüro die richtige Adresse.

Häufige Fragen

Stand: 28.09.2026. Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Für verbindliche Auskünfte im Einzelfall wende dich an deine Steuerberatung, Kammer oder einen Anwalt.