- Gastronomie gilt als Branche nach dem Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz: Arbeitszeiten müssen spätestens nach sieben Tagen aufgezeichnet sein, Ausweise gehören zur Schicht.
- Seit 1.1.2026 gilt für Speisen im Restaurant dauerhaft 7 % Umsatzsteuer, für Getränke weiter 19 %.
- Lieferantenrechnungen prüfst du gegen Lieferschein und Bestellung, bevor du zahlst.
- Rechnungen und Belege bewahrst du acht Jahre auf, Arbeitszeitnachweise zwei Jahre.
Inhalt dieses Ratgebers
- Wie erstellst du einen Dienstplan in der Gastronomie, der den Regeln entspricht?
- Welche Arbeitszeiten musst du aufzeichnen?
- Was gilt für Minijobber in der Küche und im Service?
- Wie prüfst du Lieferantenrechnungen?
- Welche Steuersätze gelten für Speisen und Getränke?
- Was gehört zur Hygiene-Dokumentation?
- Bewirtungsbelege und Aufbewahrungsfristen
- Wochenroutine fürs Gastro-Büro
- Häufige Fragen
Ein Restaurant oder Café hat zwei Seiten: die, die Gäste sehen, und das Büro dahinter. Dienstpläne, Stundenzettel, Lieferantenrechnungen, Hygieneprotokolle und Kassendaten landen oft in einem Ordner neben der Kaffeemaschine. Das geht so lange gut, bis jemand danach fragt. Mit einer klaren Struktur kostet das Büro dich wenige Stunden pro Woche.
Wie erstellst du einen Dienstplan in der Gastronomie, der den Regeln entspricht?
Der Dienstplan ist mehr als eine Liste, wer wann kommt. Er muss das Arbeitszeitgesetz einhalten. Die wichtigsten Grenzen aus dem ArbZG:
| Regel | Wert |
|---|---|
| Arbeitszeit pro Werktag | 8 Stunden, bis 10 Stunden mit Ausgleich |
| Pause ab 6 Stunden Arbeit | 30 Minuten |
| Pause ab 9 Stunden Arbeit | 45 Minuten |
| Ruhezeit zwischen zwei Schichten | 11 Stunden, in Gaststätten auf 10 Stunden verkürzbar mit Ausgleich |
| Arbeit auf Abruf | Einsatz mindestens 4 Tage vorher mitteilen |
Plane den Dienstplan möglichst eine Woche oder länger im Voraus und hänge ihn sichtbar aus oder teile ihn digital. Achte besonders auf die Kombination aus Spätschicht und Frühschicht am nächsten Tag. Hier wird die Ruhezeit am häufigsten verletzt.
Welche Arbeitszeiten musst du aufzeichnen?
Die Gastronomie gehört zu den Branchen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz. Das hat zwei Folgen: Beschäftigte müssen bei der Arbeit ihren Ausweis mitführen, und neue Mitarbeitende meldest du spätestens bei Arbeitsbeginn mit einer Sofortmeldung an.
Nach § 17 MiLoG zeichnest du für alle Beschäftigten Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit auf. Spätestens bis zum Ablauf des siebten Tages nach dem Arbeitstag muss der Eintrag stehen. Die Aufzeichnungen bewahrst du zwei Jahre auf. Ob auf Papier, per App oder mit Zeiterfassung an der Kasse, ist egal. Wichtig ist, dass sie vollständig und nachvollziehbar sind. Der Zoll prüft das bei Kontrollen.
AchtungDer Mindestlohn liegt seit 1.1.2026 bei 13,90 € pro Stunde, ab 1.1.2027 bei 14,60 €. Prüfe bei jeder Erhöhung, ob Stundenlohn und Arbeitszeit deiner Minijobber noch zusammenpassen.
Was gilt für Minijobber in der Küche und im Service?
Die Minijob-Grenze liegt 2026 bei 603 € im Monat. Mehr darf ein Minijobber regelmäßig nicht verdienen. Bei 13,90 € Stundenlohn sind das rechnerisch gut 43 Stunden im Monat. Wird die Grenze regelmäßig überschritten, liegt kein Minijob mehr vor.
- Anmeldung bei der Minijob-Zentrale vor dem ersten Einsatz
- Schriftlicher Arbeitsvertrag mit Stundenumfang
- Arbeitszeit wie bei allen anderen aufzeichnen
- Monatlich prüfen, ob Stunden mal Lohn unter der Grenze bleiben
Wie prüfst du Lieferantenrechnungen?
Getränkehändler, Großmarkt, Bäcker, Fleischer: In einer Woche kommen schnell zehn Rechnungen zusammen. Fehler passieren dabei ständig, etwa falsche Mengen, alte Preise oder Pfand, das nicht gutgeschrieben wurde.
- Lieferschein bei Anlieferung prüfen: Menge und Ware zählen, Abweichungen direkt auf dem Lieferschein notieren und gegenzeichnen lassen.
- Rechnung gegen Lieferschein und Bestellung legen: Stimmen Menge, Preis und Rabatte?
- Pfand und Leergut abgleichen: Rückgaben müssen gutgeschrieben sein.
- Pflichtangaben prüfen: Nur eine korrekte Rechnung berechtigt zum Vorsteuerabzug. Was draufstehen muss, steht im Artikel Rechnung schreiben.
- Zahlungsziel und Skonto notieren: Wer Skonto nutzt, spart bei regelmäßigen Lieferanten spürbar.
Gut zu wissenSeit 2025 musst du E-Rechnungen von Lieferanten empfangen können. Ein E-Mail-Postfach reicht, die XML-Datei bewahrst du im Original auf.
Welche Steuersätze gelten für Speisen und Getränke?
Seit dem 1.1.2026 gilt für Speisen in Restaurant und Café dauerhaft der ermäßigte Satz von 7 %. Getränke werden weiter mit 19 % besteuert. Deine Kasse muss beide Sätze sauber trennen. Bei Kombiangeboten wie Frühstück mit Kaffee oder Menü mit Weinbegleitung teilst du den Preis auf. Lass dir die Aufteilungsmethode einmal von deiner Steuerberatung bestätigen und hinterlege sie dann fest in der Kasse.
Zur Kasse selbst gelten dieselben Pflichten wie in anderen Branchen: TSE, Belegausgabe und Meldung über ELSTER. Details findest du im Artikel zur Kassenführung.
Was gehört zur Hygiene-Dokumentation?
Nach der EU-Verordnung 852/2004 führst du Eigenkontrollen nach den HACCP-Grundsätzen durch. In der Praxis heißt das vor allem:
- Temperaturen von Kühlschränken, Kühlräumen und Tiefkühlern täglich notieren
- Reinigungsplan mit Häkchen und Kürzel führen
- Wareneingang kontrollieren, besonders Kühlware
- Schulungen der Mitarbeitenden dokumentieren
- Allergene nach LMIV kennzeichnen, auch bei loser Ware und Tageskarte
Bewirtungsbelege und Aufbewahrungsfristen
Gäste, die ein Geschäftsessen steuerlich absetzen wollen, brauchen einen maschinell erstellten Beleg aus deiner Kasse. Er zeigt die einzelnen Speisen und Getränke, Datum und Betrag. Anlass und Teilnehmende trägt der Gast selbst ein. Eine handschriftliche Quittung reicht dafür nicht.
| Unterlage | Frist |
|---|---|
| Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Kassenbelege | 8 Jahre |
| Bücher, Jahresabschlüsse, Inventare | 10 Jahre |
| Geschäftsbriefe, Verträge mit Lieferanten | 6 Jahre |
| Lohnkonten | bis Ende des 6. Kalenderjahres |
| Arbeitszeitaufzeichnungen nach MiLoG | 2 Jahre |
Wochenroutine fürs Gastro-Büro
Eine feste Bürozeit pro Woche, am besten am ruhigsten Tag, hält den Stapel klein:
- Stundenzettel der Woche prüfen und abschließen
- Dienstplan für die übernächste Woche erstellen
- Lieferantenrechnungen prüfen, freigeben, Zahlungen mit Skonto einplanen
- Kassenabschlüsse und Bankeingänge abgleichen
- HACCP-Listen kontrollieren und ablegen
- Belege für die Buchhaltung sortiert weitergeben
Wer das jede Woche macht, hat am Monatsende keinen Berg und bei einer Kontrolle alles griffbereit.
Häufige Fragen
Muss ich auch für Minijobber Arbeitszeiten aufschreiben?
Ja. Für Minijobber gilt die Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG immer, in der Gastronomie zusätzlich für alle Beschäftigten. Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit müssen spätestens am siebten Tag nach dem Arbeitstag notiert sein.
Wie kurzfristig darf ich den Dienstplan ändern?
Eine feste gesetzliche Frist für Dienstpläne gibt es nicht für alle Fälle. Bei Arbeit auf Abruf muss der Einsatz aber mindestens vier Tage vorher mitgeteilt werden (§ 12 TzBfG). Was sonst gilt, hängt von Arbeitsvertrag und gegebenenfalls Tarifvertrag ab. Im Zweifel frag deinen Verband oder eine Fachanwältin.
Welcher Steuersatz gilt für Essen zum Mitnehmen?
Speisen unterliegen seit 2026 im Restaurant wie beim Mitnehmen grundsätzlich 7 %. Getränke bleiben bei 19 %. Bei Menüs mit Getränk musst du den Preis aufteilen. Wie genau, klärst du am besten mit deiner Steuerberatung.
Was brauche ich für einen korrekten Bewirtungsbeleg?
Gäste, die ein Geschäftsessen absetzen wollen, brauchen einen maschinell erstellten Beleg aus deiner Kasse mit den einzelnen Speisen und Getränken. Die Angaben zu Anlass und Teilnehmenden trägt der Gast selbst ein.
Wie lange muss ich HACCP-Aufzeichnungen aufbewahren?
Eine einheitliche Frist für alle Betriebe gibt es dafür nicht. Frag bei deiner zuständigen Lebensmittelüberwachung nach, welche Dauer sie erwartet, und halte dich daran. Wirf Temperatur- und Reinigungslisten im Zweifel nicht zu früh weg.
Stand: 28.09.2026. Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Für verbindliche Auskünfte im Einzelfall wende dich an deine Steuerberatung, Kammer oder einen Anwalt.
