- Rechnungen über 250 € brutto brauchen alle Pflichtangaben aus § 14 Abs. 4 UStG, darunter eine einmalige Rechnungsnummer und den Leistungszeitpunkt.
- Bis 250 € brutto reicht eine Kleinbetragsrechnung mit weniger Angaben.
- Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer aus und schreiben einen Hinweis auf § 19 UStG auf die Rechnung.
- Rechnungen bewahrst du seit 2025 acht Jahre auf. E-Rechnungen im Original, also als Datei.
Inhalt dieses Ratgebers
- Welche Pflichtangaben gehören auf eine Rechnung?
- Wie sieht das in der Praxis aus?
- Was gilt bei Beträgen bis 250 €?
- Was müssen Kleinunternehmer auf die Rechnung schreiben?
- Welche Fehler passieren am häufigsten?
- Wie lange musst du Rechnungen aufbewahren?
- Was ändert sich mit der E-Rechnung?
- Checkliste vor dem Versand
- Häufige Fragen
Ob Haarschnitt, Website-Relaunch oder Unterhaltsreinigung: Wer eine Leistung verkauft, schreibt Rechnungen. Die Regeln dafür stehen im Umsatzsteuergesetz und gelten für alle Branchen gleich. Die gute Nachricht: Wenn deine Vorlage einmal stimmt, musst du nur noch die Leistung und den Betrag eintragen.
Welche Pflichtangaben gehören auf eine Rechnung?
Für Rechnungen über 250 € brutto schreibt § 14 Abs. 4 UStG diese Angaben vor. Fehlt eine davon, darf ein Firmenkunde keine Vorsteuer ziehen und wird die Rechnung zurückschicken.
| Angabe | Beispiel |
|---|---|
| Name und Anschrift deines Betriebs | Studio Lindner, Marktstraße 3, 90402 Nürnberg |
| Name und Anschrift des Kunden | Bäckerei Kraus GmbH, Hauptstraße 12, 90403 Nürnberg |
| Steuernummer oder USt-IdNr. | Steuernummer 241/123/45678 |
| Ausstellungsdatum | 28.09.2026 |
| Fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer | 2026-0112 |
| Menge und Art der Lieferung oder Art und Umfang der Leistung | Unterhaltsreinigung Büroräume, 8 Termine |
| Zeitpunkt der Leistung (Monat reicht) | Leistungszeitraum September 2026 |
| Nettobetrag, nach Steuersätzen getrennt, plus vereinbarte Minderungen | 640,00 €, 2 % Skonto bei Zahlung binnen 7 Tagen |
| Steuersatz und Steuerbetrag oder Hinweis auf Steuerbefreiung | 19 % USt: 121,60 € |
Dazu kommen der Bruttobetrag und sinnvollerweise ein Zahlungsziel und deine Bankverbindung. Beides ist keine Pflichtangabe, beschleunigt aber die Zahlung deutlich.
Wie sieht das in der Praxis aus?
Die Pflichtangaben sind überall gleich. Worauf es ankommt, ist die Leistungsbeschreibung. Sie muss so genau sein, dass ein Außenstehender versteht, was du gemacht hast.
- Salon oder Kosmetikstudio: Bei Firmenkunden, etwa einem Fotostudio, das Styling für ein Shooting bucht: "Haar- und Make-up-Styling für 3 Personen, Fotoshooting am 14.09.2026".
- Agentur oder Freelancer: "Konzeption und Gestaltung Landingpage, 12 Stunden laut Stundennachweis, Leistungszeitraum 01. bis 19.09.2026". Mehr dazu im Artikel zu Stundenzetteln und Abrechnung.
- Reinigungsfirma: "Unterhaltsreinigung Büro, 2. OG, laut Vertrag vom 01.03.2026, Leistungszeitraum September 2026". Sonderleistungen wie Fensterreinigung stehen in einer eigenen Zeile.
Gut zu wissen"Beratung" oder "Dienstleistung laut Absprache" reicht als Beschreibung nicht. Das Finanzamt kann den Vorsteuerabzug beim Kunden dann ablehnen.
Was gilt bei Beträgen bis 250 €?
Für Rechnungen bis 250 € brutto erlaubt § 33 UStDV eine vereinfachte Kleinbetragsrechnung. Sie braucht nur:
- Name und Anschrift deines Betriebs
- Ausstellungsdatum
- Menge und Art der Lieferung oder Art und Umfang der Leistung
- Bruttobetrag (Entgelt und Steuer in einer Summe) und Steuersatz
Kundenname, Rechnungsnummer und Steuernummer darfst du hier weglassen. Typisch ist das beim Kassenbon im Salon oder im Café.
Was müssen Kleinunternehmer auf die Rechnung schreiben?
Seit dem 1.1.2025 bist du Kleinunternehmer nach § 19 UStG, wenn dein Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € betrug und im laufenden Jahr 100.000 € nicht übersteigt. Wird die 100.000-€-Grenze im laufenden Jahr überschritten, fällt die Regelung sofort weg, und zwar ab dem Umsatz, mit dem du die Grenze überschreitest.
Als Kleinunternehmer weist du keine Umsatzsteuer aus. Stattdessen gehört ein Hinweis auf die Steuerbefreiung auf die Rechnung. Seit 2025 gelten für dich außerdem vereinfachte Rechnungsanforderungen nach § 34a UStDV. Eine fortlaufende Rechnungsnummer ist trotzdem sinnvoll, weil sie deine Buchhaltung ordnet.
Muster Hinweistext Kleinunternehmer:
Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.
Rechnungsbetrag: [Betrag] €. Bitte überweise den Betrag bis zum [Datum] auf das Konto [IBAN].
AchtungWeist du als Kleinunternehmer versehentlich Umsatzsteuer aus, schuldest du diesen Betrag dem Finanzamt (§ 14c UStG). Prüfe deine Vorlage also genau, gerade wenn du sie von jemand anderem übernommen hast.
Welche Fehler passieren am häufigsten?
Die meisten Rechnungsfehler sind keine Absicht, sondern entstehen durch alte Vorlagen und Zeitdruck am Monatsende.
- Doppelte Rechnungsnummern: passiert, wenn Rechnungen aus mehreren Vorlagen oder von mehreren Geräten kommen. Eine zentrale Nummernliste oder ein Programm verhindert das.
- Leistungsdatum fehlt: Das Ausstellungsdatum ersetzt das Leistungsdatum nicht. Ein Satz wie "Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum" reicht, wenn es stimmt.
- Falscher Steuersatz: Wer verschiedene Leistungen mit unterschiedlichen Sätzen verkauft, muss die Beträge getrennt aufschlüsseln.
- Kundenname unvollständig: Bei Firmen gehört die genaue Bezeichnung mit Rechtsform auf die Rechnung, also "Kraus GmbH" und nicht nur "Kraus".
- Rechnung einfach überschrieben: Fehlerhafte Rechnungen werden nicht gelöscht, sondern mit einer Korrektur oder Stornorechnung berichtigt, die sich auf die alte Nummer bezieht.
Wie lange musst du Rechnungen aufbewahren?
Seit dem 1.1.2025 gilt für Rechnungen und Buchungsbelege eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Das betrifft ausgehende und eingehende Rechnungen. Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung entstanden ist.
| Unterlage | Frist |
|---|---|
| Rechnungen und Buchungsbelege | 8 Jahre |
| Bücher, Jahresabschlüsse, Inventare | 10 Jahre |
| Handels- und Geschäftsbriefe (z. B. Angebote, Auftragsbestätigungen) | 6 Jahre |
Digital erhaltene Rechnungen bewahrst du digital auf. Ein Ausdruck ersetzt die Datei nicht. Für die Ablage gelten die GoBD: unveränderbar, auffindbar und vollständig. Wie du das organisierst, steht im Artikel zur Buchhaltung im Kleinbetrieb.
Was ändert sich mit der E-Rechnung?
Seit 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können. Ein normales E-Mail-Postfach reicht dafür. Beim Versand an Firmenkunden darfst du bis Ende 2026 noch Papier oder PDF nutzen. Ab 2027 dürfen das nur noch Betriebe mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 €, ab 2028 gilt die Pflicht für alle.
Eine E-Rechnung ist kein PDF, sondern eine strukturierte Datei, etwa im Format XRechnung oder ZUGFeRD. Rechnungen an Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Rechnungen von Kleinunternehmern sind ausgenommen. Alle Fristen und Formate findest du im Artikel E-Rechnung für Selbstständige und in den FAQ des Bundesfinanzministeriums.
Checkliste vor dem Versand
- Name und Anschrift von dir und vom Kunden vollständig
- Steuernummer oder USt-IdNr. eingetragen
- Rechnungsnummer neu und einmalig
- Leistung konkret beschrieben, Leistungsdatum oder Zeitraum angegeben
- Steuersatz und Steuerbetrag richtig oder Hinweis auf § 19 UStG
- Zahlungsziel und Bankverbindung angegeben
- Kopie im Ablagesystem gespeichert
Bei Sonderfällen wie Leistungen ins Ausland oder Anzahlungsrechnungen lohnt sich ein kurzer Blick mit deiner Steuerberatung, bevor du die Vorlage festlegst.
Häufige Fragen
Muss die Rechnungsnummer lückenlos sein?
Sie muss einmalig und fortlaufend sein, eine lückenlose Zählung schreibt das Gesetz nicht vor. Bewährt hat sich ein Schema aus Jahr und laufender Nummer, etwa 2026-0112. Wichtig ist, dass keine Nummer doppelt vorkommt.
Muss ich Privatkunden überhaupt eine Rechnung geben?
Bei Leistungen an Privatkunden besteht meist keine allgemeine Pflicht. Ausnahmen gibt es, etwa bei Arbeiten an einem Grundstück. Im Salon oder Laden reicht der Kassenbeleg. Viele Kunden wollen trotzdem eine Rechnung, und mit festen Vorlagen kostet sie kaum Zeit.
Wie schnell muss ich eine Rechnung an Firmen stellen?
Bei Leistungen an andere Unternehmer innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung (§ 14 Abs. 2 UStG). Praktisch solltest du viel früher abrechnen, denn erst mit der Rechnung beginnt die Zahlungsfrist.
Was passiert, wenn ich als Kleinunternehmer Umsatzsteuer ausweise?
Dann schuldest du den ausgewiesenen Betrag dem Finanzamt (§ 14c UStG), obwohl du eigentlich keine Umsatzsteuer abführen müsstest. Korrigiere die Rechnung in so einem Fall schnell und sprich mit deiner Steuerberatung.
Reicht eine Rechnung als PDF per E-Mail?
An Privatkunden ja. An Firmen darfst du bis Ende 2026 noch PDF oder Papier schicken, danach gelten je nach Umsatz neue Regeln zur E-Rechnung. Details stehen im Artikel zur E-Rechnung für Selbstständige.
Stand: 28.09.2026. Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Für verbindliche Auskünfte im Einzelfall wende dich an deine Steuerberatung, Kammer oder einen Anwalt.
