- Festpreis passt bei klar beschriebenem Ergebnis, Aufwand passt bei offenem Umfang. Mischformen mit Budgetgrenze sind oft am fairsten.
- Ein gutes Angebot nennt Leistung, Annahmen, Umgang mit Änderungswünschen, Nutzungsrechte und Zahlungsplan.
- Stundenzettel zeitnah führen: Datum, Tätigkeit, Dauer, Person, Projekt. Die Taktung vorher vereinbaren.
- Unternehmer kommen spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Rechnungszugang in Verzug, Verbraucher nur mit Hinweis auf der Rechnung.
Inhalt dieses Ratgebers
- Festpreis oder Abrechnung nach Aufwand?
- Dienstvertrag oder Werkvertrag: warum das wichtig ist
- Wie baue ich ein gutes Angebot auf?
- Was gehört in einen Stundenzettel?
- Wie sieht die Rechnung nach Aufwand aus?
- Zahlungsziel und Verzug: was gilt?
- Künstlersozialabgabe: kurz erklärt
- Checkliste vor dem Projektstart
- Häufige Fragen
Als Freelancer oder kleine Agentur verkaufst du Zeit und Können. Beides ist schwer anzufassen. Deshalb brauchst du Unterlagen, die zeigen, was vereinbart war und was du geleistet hast. Das sind vor allem drei: das Angebot, der Stundenzettel und die Rechnung.
Festpreis oder Abrechnung nach Aufwand?
Beim Festpreis zahlt der Kunde einen fixen Betrag für ein klar beschriebenes Ergebnis. Das Risiko für Mehraufwand trägst du. Bei der Abrechnung nach Aufwand zahlt der Kunde die tatsächlich geleisteten Stunden. Das Risiko liegt eher beim Kunden, der deshalb meist eine Obergrenze will.
| Modell | Passt gut bei | Worauf achten |
|---|---|---|
| Festpreis | Logo, Landingpage, Texte mit klarem Umfang | Leistung genau beschreiben, Korrekturschleifen begrenzen |
| Aufwand | Beratung, Betreuung, laufende Pflege, offene Projekte | Stundensatz, Taktung und Nachweis vereinbaren |
| Aufwand mit Budgetgrenze | Projekte, deren Umfang sich erst zeigt | Rechtzeitig melden, bevor die Grenze erreicht ist |
| Pauschale pro Monat | Wiederkehrende Leistungen wie Social Media | Enthaltenes Kontingent und Mehrstunden regeln |
Dienstvertrag oder Werkvertrag: warum das wichtig ist
Beim Dienstvertrag schuldest du die Tätigkeit, zum Beispiel Beratung oder Betreuung. Beim Werkvertrag schuldest du ein Ergebnis, etwa eine fertige Website. Beim Werkvertrag wird die Vergütung in der Regel erst mit der Abnahme fällig, und der Kunde hat Mängelrechte.
Welcher Vertragstyp vorliegt, hängt davon ab, was tatsächlich vereinbart ist, nicht nur von der Überschrift. Eine Abrechnung nach Stunden macht aus einem Website-Projekt nicht automatisch einen Dienstvertrag. Schreib deshalb klar ins Angebot, was du lieferst und wie die Abnahme abläuft. Bei größeren Projekten lohnt ein Blick durch eine Anwältin oder einen Anwalt.
Wie baue ich ein gutes Angebot auf?
Ein Angebot ist mehr als ein Preis. Es ist die Grundlage für alles, was später passiert. Diese Punkte gehören hinein:
- Leistungsbeschreibung: Was genau lieferst du? Umfang, Format, Anzahl der Entwürfe, Korrekturrunden.
- Annahmen: Was setzt du voraus? Zum Beispiel, dass der Kunde Texte und Bilder bis zu einem Termin liefert.
- Nicht enthalten: Was ausdrücklich nicht dazugehört, etwa Hosting, Übersetzungen oder Fotoshooting.
- Preis und Abrechnungsart: Festpreis oder Stundensatz, Taktung, gegebenenfalls Budgetgrenze.
- Änderungswünsche: Wie werden Zusatzwünsche behandelt? Etwa: nach Aufwand zum vereinbarten Stundensatz, vorher schriftlich bestätigt.
- Nutzungsrechte: Welche Rechte bekommt der Kunde, für welche Medien, zeitlich und räumlich wie weit, ab wann (oft erst nach vollständiger Zahlung)?
- Zahlungsplan: Anzahlung, Teilzahlungen nach Meilensteinen, Schlussrechnung, Zahlungsziel.
- Gültigkeit: Wie lange gilt das Angebot?
Gut zu wissenNutzungsrechte sind bei kreativer Arbeit oft der eigentliche Wert. Wenn nichts geregelt ist, bekommt der Kunde im Zweifel nur die Rechte, die er für den Vertragszweck braucht. Klare Regeln schützen beide Seiten.
Muster: Absatz zu Budget und Änderungen
Die Abrechnung erfolgt nach Aufwand zum Stundensatz von [Betrag] Euro netto, in Einheiten zu 15 Minuten. Für das Projekt gilt ein Budgetrahmen von [Stunden] Stunden. Zeichnet sich ab, dass dieser Rahmen nicht reicht, melde ich mich, bevor 80 Prozent verbraucht sind, und wir stimmen das weitere Vorgehen ab.
Änderungswünsche nach Freigabe eines Entwurfs setze ich nach Absprache um und rechne sie nach Aufwand ab.
Was gehört in einen Stundenzettel?
Ein Stundenzettel ist dein Beweis. Er muss so konkret sein, dass ein Außenstehender versteht, was passiert ist. Pflichtfelder gibt es nicht, aber diese Angaben haben sich bewährt:
- Datum
- Projekt oder Auftrag
- Tätigkeit in wenigen, konkreten Worten (nicht nur „Design“)
- Dauer in der vereinbarten Taktung
- Person, wenn mehrere im Team arbeiten
Die Taktung legst du im Angebot fest. Üblich sind Viertelstunden. Wer jede angefangene Stunde voll berechnet, sollte das ausdrücklich vereinbaren, sonst gibt es Ärger.
| Datum | Tätigkeit | Person | Dauer (h) |
|---|---|---|---|
| 02.09.2026 | Abstimmungstermin Seitenstruktur | A. Muster | 1,00 |
| 03.09.2026 | Entwurf Startseite, zwei Varianten | A. Muster | 3,50 |
| 05.09.2026 | Einarbeitung Korrekturen Runde 1 | A. Muster | 1,25 |
| Summe | 5,75 | ||
Trag Zeiten am selben Tag ein. Nachträglich geschätzte Stunden sind ungenau und im Streit wenig wert.
Wie sieht die Rechnung nach Aufwand aus?
Die Rechnung braucht alle Pflichtangaben nach § 14 UStG. Details findest du im Artikel Rechnung schreiben als Selbstständiger. Bei Aufwand kommt dazu: Leistungszeitraum, Stundenanzahl, Stundensatz und ein Verweis auf den Stundennachweis als Anlage.
| Konzeption und Gestaltung Website, Leistungszeitraum September 2026, laut Stundennachweis | 5,75 h |
| Stundensatz netto | 90,00 € |
| Nettobetrag | 517,50 € |
| Umsatzsteuer 19 % | 98,33 € |
| Gesamtbetrag | 615,83 € |
Bei laufender Betreuung rechnest du am besten monatlich ab. Das hält die Beträge klein und den Überblick gut.
Zahlungsziel und Verzug: was gilt?
Schreib das Zahlungsziel auf jede Rechnung, zum Beispiel „zahlbar innerhalb von 14 Tagen ab Rechnungsdatum“. Ist ein fester Termin vereinbart, kommt der Kunde mit Ablauf dieses Termins in Verzug. Ohne festen Termin gilt: Ein Unternehmer ist nach § 286 Abs. 3 BGB spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug. Bei Verbrauchern gilt das nur, wenn die Rechnung ausdrücklich darauf hinweist.
Im Verzug darfst du Zinsen verlangen (§ 288 BGB): bei Verbrauchern 5 Prozentpunkte, bei Unternehmern 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz. Gegenüber Unternehmern kommt eine Pauschale von 40 Euro hinzu.
AchtungSchreib die erste Erinnerung freundlich. Oft ist die Rechnung einfach untergegangen. Mahngebühren und Zinsen kannst du immer noch ansetzen, wenn nach der zweiten Nachricht nichts passiert.
Künstlersozialabgabe: kurz erklärt
Unternehmen, die regelmäßig selbstständige Kreative beauftragen, zahlen eine Abgabe an die Künstlersozialkasse. Sie wird auf die gezahlten Honorare berechnet. Für dich als Freelancer bedeutet das: Deine Kunden fragen manchmal danach, und als Agentur, die selbst Freelancer beauftragt, bist du möglicherweise selbst abgabepflichtig. Prüfe das mit deiner Steuerberatung oder direkt bei der Künstlersozialkasse.
Checkliste vor dem Projektstart
- Abrechnungsart und Stundensatz schriftlich vereinbart
- Leistung, Annahmen und Ausschlüsse im Angebot beschrieben
- Budgetgrenze und Meldepunkt festgelegt
- Nutzungsrechte geregelt
- Anzahlung und Zahlungsplan vereinbart
- Zeiterfassung für das Projekt angelegt
Häufige Fragen
Muss ich Stundenzettel mit der Rechnung mitschicken?
Gesetzlich nicht. Bei Abrechnung nach Aufwand verlangen Kunden den Nachweis aber fast immer, und ohne ihn kannst du im Streit schwer belegen, was du geleistet hast. Schick ihn als Anlage mit, das beschleunigt die Zahlung.
Darf ich eine Anzahlung verlangen?
Ja, wenn du sie vereinbarst. Üblich sind eine Anzahlung bei Auftragserteilung und Teilzahlungen nach Meilensteinen. Für Anzahlungen stellst du eine eigene Rechnung mit Umsatzsteuer aus, die Schlussrechnung zieht die geleisteten Beträge wieder ab.
Was passiert, wenn das Budget nicht reicht?
Wenn du im Angebot eine Budgetgrenze vereinbart hast, meldest du dich, bevor sie erreicht ist. Der Kunde entscheidet dann, ob er aufstockt, den Umfang kürzt oder stoppt. Ohne diese Absprache bleibst du oft auf den Mehrstunden sitzen.
Wann muss mein Kunde Künstlersozialabgabe zahlen?
Wenn er regelmäßig selbstständige Kreative wie Designer, Texter oder Fotografen beauftragt. Das betrifft auch Agenturen, die Freelancer einsetzen. Die Details und den aktuellen Satz findest du bei der Künstlersozialkasse.
Welches Zahlungsziel ist sinnvoll?
Das Gesetz schreibt keins vor. Viele Freelancer setzen 14 Tage. Wichtig ist, dass das Zahlungsziel im Angebot und auf der Rechnung steht, damit klar ist, wann die Zahlung fällig ist.
Stand: 28.09.2026. Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Für verbindliche Auskünfte im Einzelfall wende dich an deine Steuerberatung, Kammer oder einen Anwalt.
