- Eine Ausfallgebühr muss vorher vereinbart, transparent und angemessen sein. Ein Aushang nach dem Termin reicht nicht.
- Der Kunde muss nachweisen dürfen, dass kein oder ein geringerer Schaden entstanden ist (§ 309 Nr. 5 BGB).
- Gesetzliche Krankenkassen zahlen keine ausgefallenen Termine. Die Forderung richtet sich an den Patienten selbst.
- Erinnerungen, Absagefrist, Warteliste und Anzahlungen senken Ausfälle meist wirksamer als jede Gebühr.
Inhalt dieses Ratgebers
Jeder, der mit Terminen arbeitet, kennt das: Die Kundin erscheint nicht, der Patient sagt eine Stunde vorher ab. Der Termin ist verloren. Ob du dafür Geld verlangen darfst, hängt vor allem davon ab, was vorher vereinbart war.
Welche Rechtsgrundlagen gibt es?
Es gibt keinen eigenen Paragrafen für Ausfallgebühren. Es kommen mehrere Regeln in Betracht:
- § 615 BGB (Annahmeverzug beim Dienstvertrag): Behandlungen in Praxen sind meist Dienstverträge. Nimmt der Patient den fest vereinbarten Termin nicht wahr, kann die Vergütung trotzdem geschuldet sein. Das gilt vor allem bei einer Bestellpraxis, in der Zeit exklusiv für einen Patienten reserviert wird. Gerichte urteilen hier uneinheitlich.
- § 642 BGB (Mitwirkung beim Werkvertrag): Ein Haarschnitt oder eine kosmetische Behandlung ist eher ein Werkvertrag. Erscheint die Kundin nicht, fehlt ihre Mitwirkung. Dann kann eine angemessene Entschädigung in Betracht kommen.
- § 309 Nr. 5 BGB (Pauschalen in AGB): Wer die Gebühr als Pauschale in allgemeinen Bedingungen regelt, muss dem Kunden ausdrücklich den Nachweis erlauben, dass kein oder ein geringerer Schaden entstanden ist. Außerdem darf die Pauschale den üblichen Schaden nicht übersteigen.
In allen Fällen gilt: Was du anderweitig verdienst oder an Kosten sparst, wird angerechnet. Setzt du einen Kunden von der Warteliste auf den frei gewordenen Termin, ist dir kaum Schaden entstanden.
Was gilt bei Kassenpatienten?
Gesetzliche Krankenkassen zahlen keine ausgefallenen Termine. Eine Ausfallgebühr kannst du nur privat mit dem Patienten vereinbaren und ihm selbst in Rechnung stellen. Bei Privatpatienten gilt dasselbe: Eine Ausfallgebühr ist nur geschuldet, wenn sie mit dem Patienten vereinbart war, und mit einer Erstattung durch die Versicherung sollte er nicht rechnen. Deshalb muss der Patient vorher wissen, dass er im Ernstfall selbst zahlt.
Gut zu wissenFür Physiotherapie, Ergotherapie und Logopädie können sich aus den Verträgen mit den Kassen zusätzliche Vorgaben ergeben. Frag bei deinem Berufsverband nach, bevor du eine Regelung einführst.
Wie sieht eine wirksame Regelung aus?
Damit eine Ausfallgebühr eine Chance hat, sollte die Regelung diese Punkte erfüllen:
- Vorher vereinbart: vor dem ersten Termin, am besten schriftlich oder bei der Online-Buchung bestätigt. Ein Aushang im Wartezimmer allein ist schwach.
- Klare Absagefrist: zum Beispiel 24 oder 48 Stunden vor dem Termin.
- Einfacher Absageweg: Telefon, E-Mail oder Buchungslink. Wer nur telefonisch absagen kann und niemanden erreicht, darf nicht bestraft werden.
- Angemessene Höhe: nicht mehr als der typische Ausfall, ersparte Kosten eingerechnet.
- Nachweis erlaubt: Der Kunde darf zeigen, dass kein oder ein geringerer Schaden entstanden ist.
- Ausnahme bei Ersatz: Wird der Termin neu vergeben, entfällt die Gebühr.
Muster-Klausel
Termine werden exklusiv für dich reserviert. Bitte sage einen Termin, den du nicht wahrnehmen kannst, spätestens [24] Stunden vorher ab, telefonisch unter [Telefon], per E-Mail an [E-Mail] oder über den Link in deiner Terminbestätigung.
Bei späterer Absage oder Nichterscheinen berechnen wir eine Ausfallpauschale von [Betrag] Euro. Dir bleibt der Nachweis vorbehalten, dass uns kein oder ein wesentlich geringerer Schaden entstanden ist. Können wir den Termin anderweitig vergeben, entfällt die Pauschale.
AchtungDiese Klausel ist ein Beispiel und ersetzt keine Rechtsberatung. Lass deine Regelung von einer Anwältin, einem Anwalt oder deinem Berufsverband prüfen, bevor du sie verwendest.
Online-Terminbuchung: was du beachten solltest
Online-Buchung ist der beste Ort für die Ausfallregel. Der Kunde sieht sie vor der Buchung und bestätigt sie aktiv, etwa mit einem Häkchen. So kannst du später nachweisen, dass die Regel bekannt war. Achte darauf, dass die Bestätigungsmail die Absagefrist und einen Absagelink enthält.
Bei langen oder teuren Terminen, etwa Färbungen oder mehrstündigen Behandlungen, ist eine Anzahlung bei der Buchung oft fairer als eine spätere Gebühr. Das Geld ist schon da, und die Hemmschwelle zum Nichterscheinen steigt.
Erinnerungen und Warteliste: Ausfälle vermeiden
Eine Gebühr einzutreiben kostet Zeit und manchmal einen Kunden. Vorbeugen ist meist wirksamer:
- Bestätigung sofort: nach der Buchung mit Datum, Uhrzeit, Absagefrist und Absageweg.
- Erinnerung am Vortag: mit der Bitte, rechtzeitig abzusagen, falls etwas dazwischenkommt.
- Warteliste: Wer kurzfristig kann, bekommt freie Termine angeboten. Jeder so gefüllte Termin ist besser als jede Gebühr.
- Stammkunden im Blick: Wer öfter nicht erscheint, bucht künftig nur noch mit Anzahlung.
Datenschutz bei Erinnerungen
Für Salons gilt: Erinnerungen per SMS, E-Mail oder Messenger brauchen eine Einwilligung, und die Kontaktdaten dürfen nur dafür genutzt werden. Werbung ist etwas anderes und braucht eine eigene Einwilligung.
In Praxen ist es strenger. Schon die Information, dass jemand bei dir einen Termin hat, ist ein Gesundheitsdatum nach Art. 9 DSGVO und fällt unter die Schweigepflicht. Deshalb:
- Erinnerungen nur mit ausdrücklicher Einwilligung
- Keine Behandlungsart, keine Diagnose in der Nachricht
- Neutraler Absender, keine Details in der Betreffzeile
- Dienstleister für Terminbuchung und Versand nur mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung
Wie fordere ich die Gebühr freundlich ein?
Bleib sachlich und freundlich. Viele Ausfälle haben einen echten Grund. Ein guter Ton erhält die Beziehung, und oft zahlt der Kunde ohne Diskussion. Bei einem ersten Ausfall mit plausiblem Grund kannst du auch kulant sein und auf die Regel hinweisen.
Hallo [Name],
schade, dass es am [Datum] um [Uhrzeit] nicht geklappt hat. Wir hatten den Termin für dich reserviert und konnten ihn so kurzfristig nicht neu vergeben.
Wie bei der Buchung vereinbart, berechnen wir dafür eine Ausfallpauschale von [Betrag] Euro. Die Rechnung findest du im Anhang. Wenn uns kein Schaden entstanden ist oder es einen besonderen Grund gab, melde dich gern.
Einen neuen Termin kannst du jederzeit hier buchen: [Link]
Viele Grüße
[Name]
Häufige Fragen
Darf ich ohne vorherige Vereinbarung eine Ausfallgebühr verlangen?
Das ist schwierig. Einen Anspruch aus dem Gesetz musst du dann im Einzelfall begründen und beweisen, und Gerichte urteilen uneinheitlich. Mit einer vorher klar vereinbarten Regelung stehst du deutlich besser da.
Wie hoch darf eine Ausfallpauschale sein?
Sie darf den Schaden nicht übersteigen, der nach dem gewöhnlichen Lauf der Dinge zu erwarten ist. Ersparte Kosten, etwa nicht verbrauchtes Material, und ein Ersatzkunde auf dem Termin mindern den Schaden. Eine feste Obergrenze gibt es nicht, im Zweifel lieber moderat ansetzen.
Zahlt die Krankenkasse den ausgefallenen Termin?
Nein. Gesetzliche Krankenkassen zahlen nur erbrachte Leistungen. Mit einer Erstattung durch eine private Versicherung sollte ebenfalls niemand rechnen. Eine Forderung kannst du nur an den Patienten selbst richten, und nur, wenn sie wirksam vereinbart war.
Darf ich Terminerinnerungen per SMS oder Messenger schicken?
Ja, wenn der Kunde oder Patient eingewilligt hat. In Praxen gilt besondere Vorsicht: Schon die Information, dass jemand einen Termin hat, ist ein Gesundheitsdatum. Die Nachricht sollte keine Behandlungsdetails enthalten.
Was mache ich, wenn jemand die Gebühr nicht zahlt?
Schick eine sachliche Rechnung mit Verweis auf die Vereinbarung. Wenn dann nichts kommt, lohnt sich bei kleinen Beträgen oft eher eine klare Regel für die Zukunft, zum Beispiel eine Anzahlung vor dem nächsten Termin, als ein Streit.
Stand: 28.09.2026. Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Für verbindliche Auskünfte im Einzelfall wende dich an deine Steuerberatung, Kammer oder einen Anwalt.
